Microsoft Office yetenekleri sayesinde hemen hemen herkes tarafından kullanılan bir Microsoft ürünüdür , İşyerleri , Öğrenciler hatta dilekçe hazırlarken normal kullanıcılar bile bir Office bileşeni olan Microsoft Word

(.DOC) belgesinden faydalanır gel gelelim bu belgeler görünen yazılı metnin dışında belgeyi hazırlayan hakkında gizli bazı bilgiler içermektdirler , mesela belge nekadar sürede hazırlandı , Belge üzerinde çalışanların isimleri , belge oluşturulma tarihi... bu sebepledirki bir Microsoft Word belgesini birine yollamadan önce hakkımızda başka ne tür bilgiler toplamış görüp bunları silmek faydalı olacaktır , bu yazımızda pek bilinmeyen bu Office özelliğini mercek altına almak istedik .

Microsoft word belgelerindeki gizli metadata bilgilerini görelim

Öncelikle deneme maksatlı bir word belgesi hazırlayıp masaüstüme kaydetim sonrasında belgeyi açıp hakkımda hangi hassas bilgileri kaydetmiş görmek için aşağıdaki adımları uyguladım :

Burada sağ tarafta belgeyi oluşturma tarihim , üzerinde kaç dakika çalılştığım kullanıcı ismim ... gibi bir sürü bilgi görüyoruz. Diyelimki işyerinde şefinize bir rapor yolladınız ve bütün günü üzerinde çalışarak harcadığınızı belirttiniz , şefinizde buradaki meta verilerini kontrol ettiğinde rapor üzerinde sadece 3-5 dakika harcadığınızı ve başkalarınında yardım ettiğini gördü bu durumda işiniz riske girecektir. Helede Adınızla ilişkilendirilmesini istemediğiniz bir belgeyi internette yayımlayacaksanız buradaki hassas bilgileri silmek çok daha önemli hale gelecektir.

1. buradaki bilgilerin kaynağına ulaşmak istersek ; Dosya - Bilgi - Belgeyi incele kısmına tıklayalım ve aşağı açılır menüden tekrar belgeyi incele diyelim (Aşağıdaki resim)

2. Karşımıza gelen "belge denetçisi" ekranında sağ alt kısımda yeralan "Denetle" butonuna tıklayalım

3. Microsoft Word un hakkımızda hangi bilgileri topladığını buradan görebiliyoruz , istersek "Tümünü kaldır" butonu ile bu bilgileri silebiliyoruz

Buradaki meta verilerini silersek birdaha geri getiremeyeceğimizden orjinal belgenin bir kopyasını alabiliriz ama zaten amacımız bu kişisel verilerin yayılmasını engellemek olduğundan bundan endişe etmemize de gerek yok. Microsoft Word un bize ait bu verileri paylaşmaması için sunulmuş bir ayar yoktur her bir belge için üstteki işlemin tekrarlanması gerekir fakat Bir Office belgesini her kaydettiğimizde Bu Meta verilerinin otomatik olarak kaldırılmasını sağlayabiliriz elbette bu ayar her belge için ayrı ayrı yapılmalıdır gelelim nasılına :

Dosya _ seçenekler - Güven merkezi kısmına tıklayalım

Güven merkezi ayarları butonuna tıklayalım ve gizlilik seçeneklerini seçelim

Burada yeralan "kaydederken dosya özelliklerinden kişisel bilgileri kaldır" kısmına tik koyalım , ilk başta burası silik gelirse hemen altında yerlan "belge Denetçisi" butonuna tıklayalım ve açılan pencerede sağ dipteki denetle butonunu kullanalım sonrada Tümünü kaldır diyelim ve belgeyi kaldedelim böylece ilgili kısımdaki siliklik gidecek ve aktif hale gelecektir.